Categories
Pendidikan

Tujuan, Jenis, dan Syarat Rapat

Tujuan, Jenis, dan Syarat Rapat

Tujuan, Jenis, dan Syarat Rapat

Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :

  • Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
  • Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
  • Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
  • Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
  • Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
  • Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
  • Dan lain-lain.

Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.

 

Jenis – Jenis Rapat

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

Berdasarkan tujuan.

  • Rapat Penjelasan.
  • Rapat Pemecahan Masalah.
  • Rapat Perundingan.

Berdasarkan sifat.

  • Rapat formal.
  • Rapat informal.
  • Rapat terbuka.
  • Rapat tertutup.

Berdasarkan jangka waktu.

  • Rapat mingguan.
  • Rapat bulanan.
  • Rapat semester.
  • Rapat tahunan.

Berdasarkan frekuensi.

  • Rapat rutin.
  • Rapat insidental.

Berdasarkan nama.

  • Rapat kerja.
  • Rapat dinas.
  • Musyawarah kerja.

Rapat Resmi
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

Rapat tidak resmi
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

 

Syarat – Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

  • Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
  • Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
  • Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
  • Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
  • Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.

Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a)Persiapan rapat.

  • Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
    Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
    Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
    Penentuan tempat.
    Akomodasi.
    Konsumsi.
    Media/peralatan.

b) Pelaksanaan rapat.

  • Suasana rapat berlangsung terbuka.
  • Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
  • Adanya kendali dari ketua rapat
  • Hindarkan debat kusir.
  • Bahasa harus komunikatif.
  • Hindarkan monopoli ketika berbicara.
  • Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
  • Adanya notulen. Acara rapat.
  • Media rapat.
  • Waktu.

 

Sumber : https://sarjanaekonomi.co.id/